第一个选项的作用就是使该PowerPoint文件中所有设置的字体在其它电脑上都可以正常显示，但这些对应的字体文件并不嵌入到该演示文稿中，这个演示文稿相对于第二个选项生成的文件磁盘占用量小。但这种方法，也存在局限。播放的电脑只能正常显示已预设的字体效果，并不能使这个字体效果应用到其它文字上。
     举例说明，PowerPoint课件在A电脑上制作，在B电脑上播放。A电脑上安装了“叶根友刀锋黑草”字体，在课件中也应用到了这个字体。B电脑上没有安装“叶根友刀锋黑草”字体，但此课件保存时通过“嵌入TrueType字体”选项中的“只嵌入所用字符（适于减少文件大小）”选项，则可使B电脑上正常显示课件中预设的“叶根友刀锋黑草”字体效果，但在B电脑中无法通过修改来使其它的文字也显示“叶根友刀锋黑草”字体效果。
     假如在A电脑保存课件时，选择“嵌入TrueType字体”选项中的“嵌入所有字符（适于其他人编辑）”子选项时，则B电脑不但可以播放该课件中已预设的“叶根友刀锋黑草”字体效果，还可以对该课件其它的文字也设置“叶根友刀锋黑草”字体。所以选择“嵌入所有字符（适于其他人编辑）”这个选项可实现的功能更多，但带来的问题是该课件占用的磁盘空间也更多，不利于携带与共享。
     对于PowerPoint 2007/2010制作的课件，要使字体嵌入课件中，其具体方法与PowerPoint 2003基本类似。保存时通过“工具→保存选项”命令，打开“PowerPoint选项”中的“保存”对话框（如图2）。
    

     借助“将字体嵌入文件（E）”中的两个选项分别可以实现与PowerPoint 2003中的相同功能，在此就不再赘述。
     特别说明，当在PowerPoint 中嵌入字体时，有时会出现如图3的情况。
     
     （图3）
     这是因为该字体是有许可限制，不允许被嵌入到PowerPoint课件中。要解决这个问题可以用变通的方法，就是将相应的应用该字体的文字保存为图片，然后重新插入。以PowerPoint 2003为例，在需要保存的文字对象上右击，在菜单中选择“另存为图片”，选择一种图片格式保存。为了保留透明度，最好保存为PNG格式。保存完毕后，将文字删除，插入刚才保存的图片即可。这个方法很简单，但缺点也很明显，因为将文字保存为图片后就无法编辑了，所以这个方法只适用于最终版本的PowerPoint文档。
     还有一个比较完美的方法就是把这个字体的许可限制去掉。我们可借助Font Creator这个字体编辑软件来处理。启动Font Creator后，打开有限制许可的字体，通过格式（Format）菜单中的设置（Settings）命令，打开字体设置对话框（如图4），通过“字体嵌入许可权限”（Font embedding-Licensing rights）中的编辑（Edit）命令来打开“字体嵌入许可权限”对话框，把“嵌入许可限制”（Restricted License embedding）前的勾号去掉,接下来回到Font Creator程序首界面，再按一下保存按钮就可以使该字体不再具有嵌入许可限制的属性了。
    

     对比以上两个方法，各有优缺点，大家可以根据自己的实际情况取舍。至此，我们比较完美地解决了PowerPoint嵌入字体的问题。